Personaldaten
Kurzbeschreibung
Personaldaten sind alle personenbezogenen Daten, die im Zusammenhang mit einem Arbeitsverhältnis erhoben, verarbeitet oder genutzt werden. Sie dienen der Begründung, Durchführung, Verwaltung und Beendigung des Arbeitsverhältnisses sowie der Erfüllung gesetzlicher Pflichten des Arbeitgebers.
Da Personaldaten regelmäßig sensible Informationen enthalten, unterliegen sie einem besonderen Schutz nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie weiteren arbeitsrechtlichen Vorschriften. Arbeitgeber dürfen Personaldaten nur verarbeiten, wenn hierfür eine gesetzliche Grundlage besteht oder die betroffene Person eingewilligt hat.
Gesetzliche Grundlagen
Wichtige Vorschriften:
- §26 BDSG – Datenverarbeitung für Beschäftigungsverhältnisse
- §79a BetrVG – Datenschutz im Betriebsrat
Ziel der Verarbeitung von Personaldaten
Die Verarbeitung von Personaldaten soll:
- das Arbeitsverhältnis ermöglichen
- gesetzliche Pflichten erfüllen
- die Lohnabrechnung durchführen
- Personal verwalten
- Arbeitsabläufe organisieren
- Rechte und Pflichten dokumentieren
- Beschäftigte schützen
Dabei gilt stets der Grundsatz der Datenminimierung.
Bedeutung der Personaldaten
Personaldaten beantworten unter anderem die Fragen:
Welche Daten darf der Arbeitgeber speichern?
Welche Rechte haben Beschäftigte?
Welche Rolle spielt der Betriebsrat?
Sie sind Grundlage nahezu aller Personalprozesse im Unternehmen.
Grundprinzip
Personaldaten erheben
⬇️
Rechtsgrundlage prüfen
⬇️
Verarbeitung
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Schutz der Daten
⬇️
Löschung oder Archivierung
Arten von Personaldaten
Zu den Personaldaten gehören beispielsweise:
Stammdaten
- Name
- Anschrift
- Geburtsdatum
- Personalnummer
- Kontaktdaten
- Familienstand (soweit erforderlich)
Vertragsdaten
- Arbeitsvertrag
- Tätigkeit
- Arbeitszeit
- Vergütung
- Entgeltgruppe
- Befristung
- Urlaub
Abrechnungsdaten
- Lohn
- Gehalt
- Steuerdaten
- Sozialversicherungsdaten
- Bankverbindung
Arbeitsbezogene Daten
- Qualifikationen
- Fortbildungen
- Arbeitszeiten
- Fehlzeiten
- Einsatzorte
- Beurteilungen
- Zeugnisse
Besondere Kategorien personenbezogener Daten
Besonders schutzwürdig sind beispielsweise:
- Schwerbehinderteneigenschaft
- Gewerkschaftszugehörigkeit (soweit bekannt)
- biometrische Daten
- religiöse Angaben (nur in Ausnahmefällen zulässig)
Für diese Daten gelten erhöhte Datenschutzanforderungen.
Grundsätze der Datenverarbeitung
Nach der DSGVO müssen Personaldaten:
- rechtmäßig verarbeitet werden
- zweckgebunden sein
- auf das notwendige Maß beschränkt werden
- sachlich richtig sein
- sicher gespeichert werden
- nur so lange gespeichert werden wie erforderlich
Rechte der Beschäftigten
Beschäftigte haben unter anderem das Recht auf:
- Auskunft
- Berichtigung
- Löschung
- Einschränkung der Verarbeitung
- Datenübertragbarkeit (soweit anwendbar)
- Widerspruch
- Beschwerde bei der Datenschutzaufsichtsbehörde
Diese Rechte ergeben sich unmittelbar aus der DSGVO.
Personalakte
Personaldaten werden häufig in einer:
gespeichert.
Beschäftigte haben grundsätzlich das Recht,
ihre Personalakte einzusehen.
Elektronische Personaldaten
Heute werden Personaldaten häufig verarbeitet über:
- Zeiterfassungssysteme
- Bewerbermanagementsysteme
- Lernplattformen
- HR-Cloud-Lösungen
Dabei müssen technische und organisatorische Schutzmaßnahmen gewährleistet sein.
Zugriff auf Personaldaten
Zugriff dürfen grundsätzlich nur Personen erhalten,
die ihn zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.
Dazu gehören beispielsweise:
- Personalabteilung
- unmittelbare Vorgesetzte (im erforderlichen Umfang)
- Lohnbuchhaltung
- Datenschutzbeauftragte
- Behörden, soweit gesetzlich vorgeschrieben
Ein unbefugter Zugriff ist unzulässig.
Beteiligung des Betriebsrats
Der Betriebsrat hat insbesondere Beteiligungsrechte bei:
- Einführung digitaler Personalverwaltung
- technischen Überwachungseinrichtungen
- Personalinformationssystemen
- Zeiterfassungssystemen
- Datenschutzmaßnahmen
Besonders relevant sind:
Aufbewahrung und Löschung
Personaldaten dürfen nicht unbegrenzt gespeichert werden.
Nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen oder Wegfall des Verarbeitungszwecks müssen sie:
- gelöscht,
- anonymisiert oder
- datenschutzgerecht archiviert
werden.
Digitalisierung und KI
Moderne Personalverwaltung nutzt zunehmend:
- KI-gestützte Bewerberauswahl
- automatische Dienstplanung
- digitale Personalakten
- People Analytics
- Cloud-Systeme
- Self-Service-Portale
Dabei müssen Datenschutz, Transparenz und Mitbestimmung beachtet werden.
Bedeutung für Beschäftigte
Beschäftigte profitieren von:
- Schutz ihrer Privatsphäre
- Transparenz über gespeicherte Daten
- Auskunftsrechten
- Berichtigungs- und Löschungsrechten
- sicherer Datenverarbeitung
Bedeutung für Betriebsräte
Der Betriebsrat sollte prüfen:
- Welche Personaldaten werden erhoben?
- Besteht eine Rechtsgrundlage?
- Werden Daten nur zweckgebunden verarbeitet?
- Bestehen Mitbestimmungsrechte?
- Werden Datenschutzvorgaben eingehalten?
Bedeutung für Vertrauensleute
Vertrauensleute können:
- Beschäftigte über Datenschutz informieren
- auf Datenschutzprobleme hinweisen
- den Betriebsrat unterstützen
- Rückmeldungen aus der Belegschaft sammeln
- auf einen verantwortungsvollen Umgang mit Personaldaten hinwirken
Typische Arbeitgeberfehler
- mehr Daten als erforderlich erheben
- Personaldaten zu lange speichern
- unzureichende Zugriffsbeschränkungen
- fehlende Rechtsgrundlage
- Einführung neuer HR-Systeme ohne Beteiligung des Betriebsrats
Typische Fehler von Betriebsräten
- Datenschutzaspekte unterschätzen
- Mitbestimmungsrechte nicht wahrnehmen
- neue KI-Systeme nicht prüfen
- Beschäftigte unzureichend informieren
- Betriebsvereinbarungen zum Datenschutz nicht aktualisieren
Praxisbeispiel
Ein Unternehmen führt ein neues cloudbasiertes Personalmanagementsystem ein.
Neben Stammdaten werden Arbeitszeiten, Qualifikationen und Fortbildungsnachweise digital gespeichert. Da das System umfangreiche personenbezogene Daten verarbeitet und Auswertungen über Beschäftigte ermöglicht, beteiligt der Arbeitgeber den Betriebsrat nach §87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG und schließt eine Betriebsvereinbarung über Datenschutz, Zugriffsrechte und Löschfristen ab.
Ablauf der Verarbeitung von Personaldaten
Personaldaten erheben
⬇️
Rechtsgrundlage prüfen
⬇️
Verarbeitung
⬇️
Zugriff beschränken
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Nutzung für Personalzwecke
⬇️
Löschung oder Archivierung
Verhältnis zu anderen Vorschriften
|Vorschrift|Inhalt|
|---|---|
|DSGVO|Datenschutz in der EU|
|§26 BDSG|Beschäftigtendatenschutz|
|§79a BetrVG|Datenschutz im Betriebsrat|
|§87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG|Technische Überwachung|
|§94 BetrVG|Personalfragebogen|
|§95 BetrVG|Auswahlrichtlinien|
|AGG|Schutz vor Diskriminierung|
Merksatz
Personaldaten sind alle personenbezogenen Daten, die im Zusammenhang mit einem Arbeitsverhältnis verarbeitet werden. Ihre Verarbeitung ist nur zulässig, wenn eine gesetzliche Grundlage besteht oder eine wirksame Einwilligung vorliegt. Arbeitgeber müssen die Vorgaben der DSGVO und des BDSG beachten, während der Betriebsrat insbesondere bei digitalen Personalverwaltungssystemen und technischen Überwachungseinrichtungen umfassende Beteiligungsrechte hat.
Bezug zu Knoten
Praxisrelevanz
Personaldaten gehören zu den sensibelsten Informationen eines Unternehmens. Mit der Digitalisierung und dem Einsatz von KI-Systemen nimmt ihre Bedeutung weiter zu. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass personenbezogene Daten nur im erforderlichen Umfang verarbeitet und wirksam geschützt werden. Betriebsräte sollten insbesondere bei der Einführung neuer HR-Systeme, elektronischer Personalakten oder datenbasierter Auswertungen ihre Mitbestimmungsrechte konsequent wahrnehmen und auf transparente sowie datenschutzkonforme Verfahren achten.